FORM (Formulir)

I. PENGERTIAN
Formulir : Secarik Kertas yang memiliki ruang untuk diisi dengan data penting tertentu.

II. MANFAAT FORMULIR :
1). Menetapkan tanggungjawab terjadinya transaksi bisnis
2). Merekam data transaksi.
3). Mengurangi kesalahan pesan dibanding dengan cara lisan.
4). Media komunikasi antar orang/bagian/organisasi.

III. GOLONGAN FORMULIR
3.1. Menurut Sumbernya :
a). Form yang dibuat dan disimpan di perusahaan
b). Form yang dibuat dan dikirim ke luar perusahaan
c). Form yang diterima dari pihak luar perusahaan

3.2. Menurut Tujuan Penggunaannya :
a). Form untuk meminta dilakukannya tindakan
b). Form untuk mencatat kejadian/tindakan yang terjadi.

IV. PRINSIP PERANCANGAN FORMULIR
1). Gunakan tembusan/rangkap dan carbon/carbonless paper
2). Hindari duplikasi data, pada form yang sama atau dengan form lainnya
3). Sederhana dan ringkas
4). Terapkan internal Check agar teliti dan terpercaya untuk menghindari kesalahan pengisian.
5). Cantumkan Nama & Alamat perusahaan untuk komunikasi dg. Pihak luar.
6). Cantumkan nama & nomor kode form untuk identifikasi.
7). Cantumkan Nomor Urut tercetak form untuk mengontrol pengeluaran form.
8). Cetak garis jika akan ditulis tangan.
9). Cantumkan nomor garis di dua sisi jika form-nya lebar.
10). Rancang pengisian yang efisien, seperti tanda cek/silang, Ya atau Tidak.
11). Rancang urutan logis pengisian dan penempatan blok/kelompok data.

V. KELEBIHAN ELECTRONIC FORM
1). Persediaan selalu cukup, tidak akan lebih ataupun kurang.
2). Selalu Up to date, mudah diperbaharui.
3). Efisien, jika harus segera diganti tanpa harus menunggu persediaan habis.
4). User friendly, mudah pengisiannya tanpa takut salah karena ada help.
5). Cepat dalam pengisiannya, karena kursor berhenti di tempat isian.
6). Praktis, dapat mengkalkulasi otomatis.
7). Tidak ada data ngambang dari pengaruh transfer dari lokasi lain.
8). Lebih terkendali, dengan Password nomor urut otomatis
9). Mudah pengelolaannya, baik dalam perancangan, penggunaan, pengendalian dan pengarsipan datanya.

VI. DOKUMEN
Dokumen Sumber (Source Document) :
Dokumen yang dijadikan dasar pencatatan terhadap jurnal atau buku pembantu.

Dokumen Pendukung (Supporting S.) :
Dokumen yang melampiri dokumen sumber sebagai bukti sahihnya transaksi yang dicatat dalam jurnal dan buku pembantu

Contoh:
Faktur Pembelian: – Bukti Kas Keluar
- Surat Order Pembelian
- Laporan Penerimaan Barang
- Faktur dari pemasok

Formulir elektronik merupakan ruang yang ditayangkan dalam layar
komputer yang digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.
Formulir elektronik dapat dibagi menjadi 6 tingkatan, yaitu :
1. Static
Bentuk dasarnya berupa kertas. Proses input data dilakukan secara
manual.
2. Editable
Pengisi dapat mengetik formulir tetapi responnya tidak cerdas.
Proses input data kebanyakan mesih menggunakan metode manual.
Contohnya adalah Microsoft Word tanpa menggunakan bentuk
bentuk khusus.
3. Fillable
Di tingkat ini, formulir mulai meunjukkan nilai riil. Dalam tingkat ini,
kemungkinan data dapat dimasukkan dari suatu pemrograman dan
kemudian menjadi database. Contohnya adalah PDF yang dapat diisi.
4. Validating
Pada tingkat ini, formulir tersebut dapat menyediakan umpan balik
kepada pengisi.
5. Smart
Pada tingkatan ini, formulir memiliki dua cara untuk merespon isi,
yaitu memberikan umpan balik dan memodifikasi formulir itu sendiri.
6. Connected
Formulir pada tingkat keenam ini dapat memanfaatkan segala bentuk
media elektronik yang tersedia. Hal ini memungkinkan formulir untuk
menetapkan aturan yang bergantung pada data eksternal dan
mengirimkan data secara langsung ke dalam database.

KAPAN FORMULIR DIPERLUKAN ?

Dalam situasi apa perusahaan memerlukan formulir ?
1. Jika suatu kejadian harus dicatat, maka formulir perlu digunakan.
Misalnya: suatu perusahaan perlu mencatat transaksi penjualan tunai yang dilakukkannya setiap hari, maka perlu menciptakan formulir faktur penjualan tunai untuk merekam transaksi tersebut setiap harinya.
2. Jika informasi tertentu harus dicatat berulangkali, penggunaan formulir akan mengurangi waktu penulisan informasi tersebut.
Jika suatu informasi harus dicatat berulangkali, penggunaan formulir akan mengurangi waktupenulisan informasi tersebut.
Contoh: jika setiap kali mengajukan permintaan pembelian, bagian gudang harus menuliskan ama barang, spesifikasi, kuantitas, dan sifat permintaan (biasa, segera, atau mendesak), maka perlu dibuat formulir dengan kolom-kolom untuk menampung informasi tersebut, sehingga mengurangi waktupenulisan informasi yang harus disampaikan oleh bagian gudang kepada bagian pembelian.
3. Jika berbagai informasi yang saling berhubungan perlu disatukan dalam tempat yang sama, untuk memudahkan pengecekan yang cepat mengenai kelengkapan informasinya, maka formulir harus digunakan.
Untuk dapat memenuhi permitaan pembelian yang diajukan oleh bagian gudang, bagian pembelian memerlukan informasi lengkap mengenai nama barang yang akan dibutuhkan, spesifikasi, kuantitas, dan kapan barang tersebut diperlukan. Semua informasi tersebut perlu disatukan di tempat yang sama untuk memungkinkan bagian pembelian melaksanakan pemesanan kepada pemasok dengan benar.
Untuk memudahkan pengecekan secara cepat mengenai kelengkapan informasi tentang barang yang diminta oleh bagian gudang, maka formulir surat permintaan pembelian harus digunakan.
4. Jika dibutuhkan untuk menetapkan tanggung jawab terjadinya transaksi, fromulir perlu digunakan.
Jika tanggung jawab terjadinya transaksi akan dibebankan kepada seseorang duperlukan formulir untuk merekam pertanggung jawaban pelaksanaan transaksi tersebut.

FAKTOR-FAKTOR YANG PERLU DIPERTIMBAGKAN DALAM MERANCANG FORMULIR

Dalam merancang suatu formulir, seorang analis harus mempertimbangkan faktor-faktor berikut ini:
1. Siapa yang memerlukan atau akan mendapat informasi yang dicatat di dalam formulir tersebut ? Hal ini akan menentukan berapa lembar formulir tersebut harus dibuat.
2. Adakah formulir lain yang sekarang dirancang atau sekarang digunakan berisi informasi yang sama ? Jika ya, apakah ada kemungkinan menyatukan informasi di dalam formulir yang dirancang ini dengan formulir lain tersebut ? Banyak perusahaan yang membuat faktur penjualan, surat muat (bill of lading), slip pembungkus (packing slip) dan surat order pengiriman dalam satu kali penulisan.
3. Apakah elemen-elemen yang harus dicantumkan di dalam formulir yang telah disusun menurut urutan yang logis ? Hal ini akan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pengisian formulir dan akanmengurangi waktu pengisian dan penggunaan formulir.
4. Apakah formulir tersebut akan memerlukan penulisan dengan tangan atau pemrosesan dengan mesin, atau kedua-duanya ? Hal ini akan menentukan lebar spasi dan penggunaan garis atau hanya spasi saja.
5. Apakah formulir tersebut akan diisi dengan pensil, tinta, mesin ketik atau mesin khusus atau dengan proses penggandaan yang lain ? Hal ini akan menentukan jensi dan mutu kertas yang akan digunakan serta jumlah ruang yang harus disediakan untuk memungkinkan pencatatan informasi.
6. Apakah formulir tersebut akan disimpan dalam suatu arsip ? Hal ini akan menetukan mutu kertas yang harus digunakan, ukuran kertas, dan preforasi yang harus dibuat, jika hal ini diperlukan.