UNIVERSITAS SATYA NEGARA INDONESIA
FAKULTAS EKONOMI
2014
SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT & RETUR PENJUALAN KREDIT
Dalam transaksi
penjualan kredit, jika order dari pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman
barang atau penyerahaan jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki
piutang kepada pelanggannya. kegiatan penjualan kredit memungkinkan perusahaan
menambah volume penjualan dengan memberi kesempatan kepada para pembeli
membelanjakan senghasilan yang akan diterima mereka pada masa yang akan datang.
Penjualan kredit dapat dilakukan melalui dua sistem yaitu: penjualan kredit
dengan kartu kredit perusahaan dan sistem penjualan kredit biasa.
Penjualan Kredit
Dengan Kartu Kredit Perusahaan Sistem penjualan dengan menggunakan kartu kredit
ini biasanya digunakan oleh toko pengecer (retailer). Kartu kredit perusahaan
(company credit cards) ini diterbitkan oleh perusahaan tertentu untuk para
pelanggannya . pelanggan akan diberi kartu kredit perusahaan setelah melalui
seleksi berdasarkankemampuan membayar kredit dan karakternya. Pelanggan daat
menggunakan kartu kredit ini untuk membeli barang hanya pada perusahaan yang
menerbitkan kartu kredit tersebut. Pada akhir bulan atau pada tanggal tertentu
perusahaan menagih jumlah barang yang dibeli oleh pemegang kartu kredit selama
jangka waktu tertentu yang telah lewat.
Fungsi Yang Terkait
Dalam Sistempenjulan Kredit Dengan Kartu Kredit Perusahaan Adalah:
a. Fungsi Kredit
Fungsi ini bertanggung
jawab atas pemeberian kartu kepada pelanggan yang terpilih. Fungsi kredit melakukan
pengumpulan informasi tentang kemampuan keuangan calon anggota dengan meminta
fotocopy rekening koran bank, keterangan gaji atau pendapatan calon anggota
dari perusahaan tempat ia bekerja.
b. Fungsi Penjualan
Fungsi ini bertangung
jawab melayani kebutuhan barang pelanggan. Fungsi penjualan mengisi faktur
penjualan kredit untuk memungkinkan fungsi gudang dan fungsi pengiriman
melaksanakan penyerahan barang kepada pelanggan.
c. Fungsi Gudang
Fungsi ini menyediakan
barang yang diperlukan oleh pelanggan sesuai dengan yang tercantum dalam
tembusan faktur penjualan kartu kredit yang diteriam dari fungsi penjualan.
d. Fungsi Pengiriman
Fungsi ini bertanggung
jawab untuk menyerahkan barang yang kuantitas, mutu, dan spesifikasinya sesuai
dengan yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan kartu kredit yang
diterima dari fungsi penjualan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk
memperoleh tanda tangan dari pelanggan diatas faktur penjualan kredit sebagai
bukti telah diterimanya barang yang dibeli oleh pelanggan.
e. Fungsi Akuntansi
Fungsi ini bertanggung
jawab untuk mencatat transakasi bertambahnya piutang kepada pelanggan ke dalam
kartu piutang berdasarkan faktur penjualan kartu kredit yang diterima dari
fungsi pengiriman.
f. Fungsi Penagihan
Fungsi ini bertangung
jawab untuk membuat surat tagihan secara periodik kepada pemegang kartu kredit.
Informasi Yang
Diperlukan Oleh Manajemen
Informasi yang
diperlukan oleh manajemen dari transaksi penjualan dengan kartu kredit adalah:
1.
Jumlah pendapatan
penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selam jangka waktu tertentu.
2.
Jumlah piutang kepada
setiap debitur dari transakasi penjualan kredit
3.
Jumlah harga pokok
produk yang dijual selama jangka waktu tertentu
4.
Nama dan alamat
pembeli
5.
Kuantitas produk yang
dijual
6.
Nama wiraniaga yang
melakukan penjualan
7.
Otorisasi pejabat yang
berwenang
Dokumen yang digunakan
untuk melaksanakan sistem penjualan kredit dengan kartu kredit perusahaan
adalah:
1. Faktur Penjualan
Kartu Kredit
dokumen ini digunakan untuk merekam transaksi
penjualan kredit
2. Surat Tagihan
surat tagihan ini merupakan turnaround
document yang isinya dibagi menjadi dua bagian: bagian atas merupakan dokumen
yangharus disobek dan dikembalikan bersama cek oleh pelanggan ke perusahaan,
sedangkan bagian bawah berisi rincian transaksi pembelian yang dilakukan
pelanggan dalam periode waktu tertentu.
Catatan Akuntansi Yang
Digunakan
Catatan akntansi yang
digunakan dalam sistem penjualan kredit dengan kartu kredit adalah:
1. Jurnal Penjualan
catatan akuntansi ini digunakan
untuk mencatat transaksi penjualan, baik secara tunai maupun kredit.
2. Kartu Piutang
catatan akuntansi
merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada
tiap-tiap debiturnya.
3. Kartu Gudang
catatan ini sebenarnya
bukan termasuk dalam golongan catatan akuntansi. Catatan ini diselenggarakan
oleh fungsi gudang dan hanya berisi data kuantitas barang yang disimpan
digudang beserta mutasinya.
Jaringan Prosedur Yang
Membentuk Sistem
Jaringan prosedur yang
membentuk sistem penjualan dengan kartu kredit adalah:
1. Prosedur Penjualan
dalam prosedur ini
fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi penting
pada surat order dari pembeli. Fungsi penjualan kemudian membuat faktur
penjualan kartu kredit dan mengirimkannya kepada berbagi fungsi yang lain untu
memungkinkan fungsi tersebut memberikan kontribusinya dalam melayani order dari
pembeli.
2. Prosedur Pengiriman
Dalam prosedur ini
fungsi gudang menyiapkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang
tercantum dalam faktur penjualan kartu kredit yang diteriam dari fungsi gudang.
Pada saat penyerahan barang, fungsi pengiriman meminta tanda tangan penerimaan
barang pemegang kartu kredit diatas faktur penjualan kartu kredit.
3. Prosedur Pencatatan
Piutang
Dalam prosedur ini
fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan kartu kredit kedalam kartu
piutang.
4. Prosedur Penagihan
Dalam prosedur ini
fungsi penagihan menerima faktur penjualan kartu kredit dan mengarsipkannya
menurut abjad. Secara periodik fungsi penagihan membuat surat tagihan dan
mengirimkannya kepada pemegang kartu kredit perusahaan, dilampiri dengan faktur
penjualan kredit.
5. Prosedur Pencatatn
Penjualan
dalam prosedur ini
fungsi akuntansi mencatat tansaksi penjualan kartu kredit kedalam jurnal
penjualan.
Sistem Penjualan
Kredit
Fungsi yang terkait
dalam sistem penjualan kredit adalah:
- Fungsi penjualan,
fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli mengedit
order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat
order tersebut, meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dan
dari gdang mana barang yang akan dikirim, dan mengisi surat order pengiriman.
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat “back order” pada saat diketahui
tidak tersedianya persediaan untuk mematuhi order dari pelanggan.
- Fungsi kredit,
fungsi ini bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan
memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan.
- Fungsi gudang,
fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang
dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.
- Fungsi pengiriman,
fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order
pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan. Fungsi ini bertanggung jawab
untuk menjamin bahwa tidak ada berang yang keluar dari perusahaan tanpa ada
otorisasi dari yang berwenang.
- Fungsi penagihan,
dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggug jawab untuk membuat dan
mengirimakan faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur
bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualn oleh fungsi akuntansi.
- Fungsi akuntansi,
fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi
penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para
debitur, serta membuat laporan penjualan.
Informasi yang diperlukan manajemen pada penjualan kredit sama dengan informasi
yang diperlukan manajemen pada penjualan kredit dengan kartu kredit perusahaan.
Sedangkan dokumen yang digunakan pada penjualan kedit adalah surat order
pemebelian yaitu:
1. surat order
pengiriamn dan tembusannya
2. faktur dan
tembusannya
3. rekapitulasi harga
pokok penjualan
4. bukti memorial
contoh-contoh dokumen
tersebut seperti surat order pengiriman, tembusan kredit (credit copy), surat pengakuan
(acknowledgement copy), surat muat (bill of loading), slip pembungkusan
(packing slip), tembusan gudang (warehouse copy), arsip pengendalian pengiriman
(sales rder follow-up copy), arsip index silang(cross-index file copy), faktur
penjualan (customer copies), tembusan piutang (account receivable copy),
tembusan jurnal penjualan (sales journal copy), tembusan analisis (analysis
copy), tembusan wiraniaga (salesperson copy).
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan kredit ini memiliki
kesamaan antara penjualan kredit dengan kartu kredit perusahaan, hanya saja
pada penjualan kredit ini catatan yang digunakan ditambahkan dengan:
1. kartu persediaan,
dimana catatan ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap
jenis persediaan.
2. jurnal umum,
catatan akunansi ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual
selama periode akuntansi tertentu.
Jaringan prosedur.
Sedangkan pada jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit ini,
sama dengan sistem penjualan kredit dengan menggunakan kartu kredit perusahaan,
hanya saja jaringan prosedur penjualan kredit ini juga mengalami penambahan
prosedur yaitu:
1. Prosedur distribusi
penjualan, dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mendistribusikan data penjualan
menurut informasi yang
diperlukan oleh manajemen.
2. Prosedur pencatatan
harga pokok penjualan, dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat secara
periodik total harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.
Unsur Pengendalian
Intern:
- Organisasi
1. Fungsi Penjualan Harus
Terpisah Dari Fungsi Kredit
Dalam transaksi
penjualan, fungsi penjualan mempunyai kecendrungan untuk menjual barang
sebanyak-banyaknya, yang sering kali mengabaikan dapat ditagih atau tidaknya
piutang yang timbul dari transaksi tersebut. Oleh karena itu diperlukan
pengecekan intern terhadap status kredit pembeli sebelum transaksi penjualan
kredit dilaksanakan. Fungsi kredit diberi wewenang untuk menolak pemberian
kredit kepada seorang pembeli berdasarkan analisis terhadap riwayat pelunasan
piutang yang dilakukan oleh pembeli piutang tersebut dimasa yang lalu. Dengan
dipisahkannya fungsi penjualan dengan fungsi kredit, resiko tidak tertagihnya
piutang dapat dikurangi.
2. Fungsi Akuntansi
Harus Terpisah Dari Fungsi Penjualan Dan Fungsi Kredit
Dengan dipisahkannya
tiga fungsi pokok tersebut, catatan piutang dapat dijamin ketelitian dan dan
keandalannya serta kekayaan perusahaan (piutang) dapat dijamin keamanannya (piutang
dapat ditagih).
3. Fungsi Akuntansi
Harus Terisah Dari Fungsi Kas
Pemisahan kedua fungsi
pokok ini akan mencegah terjadinya manipulasi catatan piutang yang dikenal
dengan julukan lapping. Lapping merupakan bentuk kecurangan penerimaan kas dari
piutang yang terjadi jika fungsi pencatatan piutang dan fungsi penerimaan kas
dari piutang yang berada ditangan sau karyawan. Karyawan tersebut mempunyai
kesempatan melakukan kecurangan yang disebut lapping dengan cara menunda
pencatatan penerimaan kas dari seorang debitur, menggunakan kas yang diterima
dari debitur untuk epentingan pribadinya, dan menutupi kecurangannya dengan
cara mencatat kedalam kartu piutang debitur tersebut dari penerimaan kas dari
debitur lainnya.
4. Transaksi penjualan
kredit harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kredit, fungsi
pengiriman, fungsi penagihan, dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi
penjualan kredit yang dilaksanakan secara lengkap hanya oleh satu fungsi
tersebut.
Dengan menggunakan
unsur pengendalian intern tersebut, setiap pelaksanaan transaksi selalu akan
tercipta internal check yang mengakibatkan pekerjaan karyawan yang satu dicek
ketelitian dan keandalannya oleh karyawan lain.
- Sistem Otorisasi Dan Prosedur Pencatatan
Setiap transaksi
terjasi dengan otorisasi dari karyawan yang berwenang dan dicatat melalui
prosedur pencatatan tertentu, maka kekayaan perusahaan akan terjamin
keamanannya dan data akuntansi yang dicatat terjamin ketelitian dan
keandalannya.:
5. Penerimaan order pembeli otorisasi oleh fungsi penjualan dan menggunakan formulir
surat order pengiriman. Persetujuan dimulainya kegiatan penjualan diwujudkan
dalam bentuk tanda tangn otorisasi dari fungsi penjualan pada formulir surat
order pengiriman. Dengan demikian fungsi penjualan ini bertanggung jawab atas
perintah pengiriman yang ditujukan kepada fungsi pengiriman dalam pemenuhan
order yang diterimanya dari pembeli.
6. Persetujuan
pemberian kredit diberikan oleh fungsi kredit dengan membubuhkan tanda tangan
pada credit copy (yang merupakan tembusan surat order pengiriman)
untuk mengurangi
resiko tidak tertagihnya piutang, tansaksi penjualan kredit harus mendapatkan
otorisasi dari fungsi kredit, sebelum barang dikembalikan kepada pembeli.
7. Pengiriman barang
kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara menandatangani
dan membubuhkan cap “sudah dikirim” pada copy surat order pengiriman.
Dokumen yang
dikirimkan oleh fungsi pengiriman ke fungsi penagihan sebagai bukti telah
dilalksanakan pengiriman barang sesuai dengan perintah pengiriman barang yang
diterbitkan oleh fungsi penjualan, sehingga fungsi penagihan dapat segera
melaksanakan pengiriman faktur penjualan sebagi dokumen penagihan piutang.
8. Penetapan harga
jual, syarat penjualan, syarat pengengkutan barang dan potongan penjualan
berada ditangn direktur pemasaran dengan penerbitan surat keputusan mengenai
hal tersebut. Dengan demikian pengisian informasi kedalam surat order
pengiriman dan faktur penjualan harus didasarkan pada informasi harga jual, syarat
penjualan, potongan penjualan yang ditetapkan oleh direktur pemasaran.
9. Terjadinya piutang
diotorisasi oleh fungsi penagihan dengan membubuhkan tada tangan pada faktur
penjualan.Dengan dibubuhkannya tanda tangan otorisasi oleh fungsi penagiahan
pada faktur penjualan berarti bahwa:
1.
Fungsi penagihan telah
memeriksa kelengkapan bukti pendukung copy surat order pengiriman yang
ditandatangani oleh fungsi pengiriman dan copy surat muat yang ditandatangani oleh
perusahaan angkutan umum).
2.
Fungsi penagihan telah
mencantumkan harga satuan barang yang dijual berdasarkan harga satuan yang
tercantum dalam suat keputusan direktur pemasaran.
3.
Fungsi penagihan telah
mendasarkan pencatuman informasi kuantitas barang yang dikirim dalam faktur
penjualan berdasarkan kuantitas barang yang tercantum dalam copy surat
pengiriman barang dan surat muat of lading .
10. Pancatatan ke
dalam kartu piutang dan kedalam jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas dan
jurnalo umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara meberikan kredit
dengan cara memberikan tanda tangan pada dokumen sumber (faktur penjualan, bukti
kas masuk, dan memo kredit) catatan akuntansi di isi informasi yang berasal
dari dokumen sumber yang sahih (valid). Kesahihan dokumen sumber dibuktikan
dengan dilampirkannya dokumen pandukung yang lengkap yang telah diotorisasi
oleh pejabat berwenang.
11. Pencatatan
terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan yang didukkung dengan surat
order pengiriman dan surat muat. Dengan cara ini tanggung jawab atas pengubahan
catatan akuntansi dapat dibebankan kepada karyawan tertentu, sehingga tidak ada
satupun perubahan data yang dicantumkan dalam catatan akuntansi yang tidak
dipertanggungjawabkan.
- Praktik yang sehat:
12. Surat Order
pengiriman bernomor urut tercetak dan pemakiannya dipertanggungjawabkan oleh
fungsi penjualan. Untuk mencipatakan praktik yang sehat formulir penting yang
digunakan dan pengguanaan nomor urut tersebut dipertanggungjawabkan oleh yang
memiliki wewenang untuk menggunakan.
13. Faktur penjualan bernomor
urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penagihan.
14. Secara periodik
fungsi akuntansi mengirim pernyataan piutang (account receivable statement)
kepada setiap debitur untuk menguji ketelitian catatan piutang yang diselenggarakan
oleh fungsi tersebut. Praktik yang sehat dapat diciptakan dengan adanya
pengecekan secara periodik ketelitian catatan akuntansi yang diselenggarakan
oleh perusahaan dengan catatan akuntansi yang diselenggarakan oleh pihak luar
yang bebas. Dengan cara ini data yang dicatat dalam kartu piutang dicek
ketelitiannya oleh debitur yang bersangkutan, sehingga pengiriman secara
periodik pernyataan piutang ini akan menjamin ketelitian data akuntansi yang
dicatat oleh perusahaan.
15. Secara periodik
diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening kontrol piutang dalam buku
besar. Rekonsiliasi merupakan cara pencocokan dua data yang dicatat dalam
catatan akuntansi yang berbeda namun berasal dari sumber yang sama. Dalam
pencatatan piutang, dokumen sumber yang digunakan sebagai dasar pencatatan piutang
adalah faktur penjualan.
Sistem Retur Penjualan
Fungsi yang terkait
dalam melaksanakan transaksi retur penjualan adalah:
1. Fungsi Penjualan
fungsi ini bertanggung
jawab atas penerimaan pemberitahuan mengenai pengembalian barang yang telah
dibeli oleh pembeli.
2. Fungsi Penerimaan
fungsi ini bertanggung
jawab atas penerimaan barang berdasarkan otorisasi yang terdapat dalam memo
kredit yang diterima dari fungsi penjualan.
3. Fungsi Gudang
fungsi ini bertanggung
jawab atas penyimpan kembali barang yang diterima dari retur penjualan setelah
barang tersebut diperiksa oleh fungsi penerimaan
4. Fungsi Akuntansi
fungsi ini bertanggung
jawab atas pencatatan transaksi retur penjualan kedalam jurnal umum (atau
jurnal retur penjualan) dan pencatatan berkurangnya piutang dan bertambahnya
persediaan akibat retur penjualan dalam kartu piutang dan kartu persediaan.
Informasi yang digunakan oleh manajemen dari transaksi retur penjualn
adalah:
1. Jumah rupiah retur
penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu
tertentu.
2. Jumlah berkurangnya
piutang karena retur penjualan
3. Jumlah harga pokok
produk yang dikembalikan oleh pembeli
4. Nama dan alamat
pembeli
5. Kuantitas produk
yang dikembalikan oleh pembeli
6. Nama wiraniaga yang
melakukan penjualan produk yang dikembalikan oleh pembeli.
7. Otorisasi pejabat
berwenang
Dokumen yang
digunakan, dua dokumen penting yang digunakan dalam transaksi retur penjualan
adalah:
1. Memo Kredit, memo
kredit merupakan dokumen sumber (source document) sebagai dasar pencatatan
transaksi tersebut kedalam kartu piutang dan jurnal retur penjualan. Dokumen
ini dikeluarkan oleh fungsi penjualan yang memberi perintah kepada fungsi
penerimaan untuk menerima barang yang dikembalikan oleh pembeli.
2. Laporan Penerimaan
Barang, laporan penerimaan barang merupakan dokumen pendukung yang melampiri
memo kredit. Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi penerimaan sebagai laporan
telah diterima dan diperiksanya barang yang diterima oleh pembeli.
Catatan akuntansi yang digunakan dalam transaksi retur penjualan adalah:
1. Jurnal Umum
Dan/Atau Jurnal Retur Penjualan
Berkurangnya
pendapatan penjualan dan piutang dagang akibat transaksi retur penjualan
dicatat dalam juranal umum, atau jika perusahaan menggunakan jurnak khusus, dicatat
dalam jurnal penjualan.
2. Kartu Piutang
Catatan akuntansi ini
merupakan buku pembantu piutang yang dalam transaksi retur penjualan digunakan
untuk mencatat berkurangnya piutang kepada debitur tertentu akibat dari transaksi
tersebut.
3. Kartu Persediaan
Catatan akuntansi ini
merupakan buku pembantu persediaan yang dalam transaksi retur penjualan
digunakan untuk mencatat bertambahnya jenis persediaan produk jadi tertentu
akibat dari transaksi tersebut.
4. Kartu Gudang
Catatan ini
diselenggarakanoleh bagian gudang untuk mencatat bertambahnya jenis persediaan
produk jadi tertentu akibat dari transaksi retur penjualan.
Jaringan prosedur dalam sistem retur penjualan adalah sebagai berikut:
1. prosedur pembuatan
memo kredit
fungsi penjualan
membuat memo kredit yang memnerikan perintah kepada fungsi penerimaan untuk
menerima barang dari pembeli tersebut dan kepada fungsi akuntansi untuk
mencatat pengurangan piutang kepada pembeli
2. prosedur penerimaan
barang
atas penerimaan barang
tersebut fungsi penerimaan membuat laporan penerimaan barang untuk melampiri
memo kredit yang dikirim ke fungsi akuntansi.
3. prosedur pencatatan
retur penjualan
dalam rosedur ini transaksi
berkurangnya piutang dagang dan pendapatan penjualan akibat dari transaksi
retur penjualan oleh fungsi akuntansi ke dalam jurnal umum atau jurnal retur
penjualan dan kedalam buku pembantu piutang.
Kombinasi prosedur order pengiriman dan prosedur penagihan
Kombinasi prosedur
order pengiriman dan prosedur penagihan dapat digolongkan sebagai berikut:
1. prosedur order
pengiriman dan prosedur penagihan terpisah ( separate order and billing
procedure) dalam prosedur ini, pembuatan faktur penjualan dan tembusannya
dilakukan secara terpisah dari pembuatan surat order pengiriman dan
tembusannya. Dengan demikian dokumen-dokumen berikut ini dibuat oleh dua fungsi
yang terpisah dan pada saat berlainan:
- Fungsi Penjualan:
a. surat order
pengiriman
b. tembusan krdit
c. surat pengakuan
d. surat muat
e. slip pembungkus
f. arsip pengendalian pengiriman
g. arsip index silang
- Fungsi Penagihan:
a. faktur penjualan
b. tembusan piutang
c. tembusan jurnal
d. tembusan untuk
analisis kegiatan pemasaran
e. tembusan bagi wiraniaga
Kondisi Yang Cocok
Untuk Prosedur Order Pengiriman Dan Penagihan Terpisah:
a. Jika perusahaan
perlu mencantumkan berbagai macam informasi teknis yang bersangkutan dengan
produk di dalam surat order pengiriman, namun tidak menginginkan informasi
tersebut tercantum dalam faktur penjualan.
b. Jika perusahaan
seringkali menghadapi masalah back order. Back order adalah bagian dari order
dari pelanggan yang tidak dapat dipenuhi pada saat sekarang, biasanya karena
tidak tersedianya barang di gudang. Dalam hal terjadinya back order, perusahaan
akan membuat faktur untuk barang yang telah dikirimkan kepada pelanggan.
2. Prosedur Order
Pengirima Satuan (unit shipping order procedure)
prosedur ini merupakan
modifikasi dari prosedur penagihan yang terpisah. Dalam prosedur ini, setiap
barang yang tercantum dalam order dari pelanggan oleh fungsi penjualn dibuatkan
satu surat order pengiriman.
Kondisi yang cocok
untuk pengunaan prosedur order pengiriman satuan:
a. jika dikehendaki
untuk menyediakan informasi bagi setiap departemen dengan menggunakan surat
order pengiriman yang hanya mencakup unsur yang bersangkutan dengan departemen
tersebut.
b. Jika barang-barang
yang dipesan oleh pelanggan mempunyai tanggal pengiriman yang berbeda-beda,
sesuai dengan jadwal pengiriman yang disanggupi oleh perusahaan
c. Jika perusahaan
menghadapi masalah back-order
d. Jika perusahaan
memerlukan analisis pesanan yang diterima menurut jenis produk.
3. Prosedur
Pra-Penagihan Lengkap ( complete pre-belling procedure) dalam prosedur ini,
faktur penjualan dan tembusannya dibuat secara lengkap bersamaan dengan
pembuatan surat order pengiriman dan tembusannya. Kondisi yang cocok untuk
penerapan prosedur pra-penagihan lengkap.
a. Karena surat order
pengiriman dan faktur penjualan dibuat pada saat yang sama, semua informasiyang
akan dicantumkan didalam faktur harus sudah dapat diketahui oleh fungsi
penjualan pada saat surat order pengiriman dibuat. Informasi tersebut meliputi
rute pengiriman, berat atau jumlah barang yang dikirim dan harga jual per
satuan.
b. Kondisi persediaan
harus memungkinkan pengiriman barang ke pelanggan sejumlah yang tertulis
didalam surat order pengiriman. Jika sering kali perusahaan mengalami back
order, prosedur pra-penagihan lengkap tidak cocok digunakan.
4. Prosedur Pra
Penagihan Tidak Lengkap (incomplete pre-belling procedure)
prosedur ini hampir sama dengan prosedur pra-penagihan lengkap. Dalam prosedur
ini, faktur penjualan dan tembusannya dibuat oleh fungsi penjualan bersamaan
dengan pembuatan surat order pengiriman, namun faktur penjualan belum diisi dengan
informasi yang lengkap oleh fungsi tersebut. Perbedaanya hanyalah terletak di
fungsi penagihan yang perlu ditambah dengan kegiatan manual untuk menambahkan
informasi kedalam faktur penjualan mengenai kuantitas barang yang sesungguhnya
dikirim oleh fungsi pengiriman, perkalian harga satuan dengan kuantitas, dan
harga total barang.
Kondisi yang cocok
untuk penerapan prosedur pra-penagihan tidak lengkap:
a. Pada saat surat
order pengiriman dibuat oleh fungsi penjualan, informasi yang harus tercantum
didalam faktur penjualan belum dapat diketahui seluruhnya. Informasi mengenai
nama pelanggan dan alamatnya serta nama barang yang akan tercantum baik pada
surat order pengiriman maupun faktur penjualan diisikan oleh fungsi penjualan
pada saat pembuatan order penjualan.
b. Jika terjadi back
order atau produk harus diproduksi lebih dahulu untuk memenuhi pesanan dari
pelanggan.